Aanpak werving en selectie ambassadeurs

Opslaan als PDF

Inhoud

1.    Grootte ambassade
2.    Kenmerken ambassadeurs
3.    Werving
4.    Selectie ambassadeurs
5.    Bijlage 1. Voorbeeldteksten
6.    Bijlage 2. Format FAQ
7.    Bijlage 3. Intakeformulier

1.    Grootte ambassade

Om een ambassade te starten binnen een organisatie wordt geadviseerd minimaal 4 tot maximaal 15 collega’s te verzamelen die enthousiast zijn om mee te werken aan de ontwikkeling en start van de ambassade. 
Het kan zijn dat de ambities groot zijn en dat bijv. als doel gesteld wordt om te starten met minimaal 10 ambassadeurs. Dit is niet altijd haalbaar. Potentiële ambassadeurs kunnen misschien pas op een later moment willen aanhaken. Ook met een kleine groep is het waardevol om te starten met een autisme ambassade. Veel autisme ambassadeurs van het landelijke netwerk, zijn in hun eentje gestart en/of opereren nog steeds alleen, en doen dit succesvol. Met een kleine groep kunnen al mooie eerste stappen gemaakt worden. In het plan van aanpak worden dan bijv. de ambities over de grootte van de autisme ambassade opgenomen zijn en is één van de activiteiten de werving van meer ambassadeurs. Daarmee wordt de ambassade zichtbaarder en zullen meer collega’s deel willen uitmaken. 

2.    Kenmerken ambassadeur

Het is goed om vooraf na te denken over welke kenmerken een ambassadeur moet beschikken om deel uit te maken van de ambassade. Een organisatie kan naar eigen inzicht bepalen welke kenmerken voor een aankomend autisme ambassadeur van toepassing zijn.  Onderstaand een overzicht met kenmerken die op basis van ervaring is opgesteld. 

  • Autisme-diagnose is al enige tijd geleden gesteld en de diagnose is door de medewerker geaccepteerd; Het ambassadeurschap draait om het inzetten van eigen ervaringen om anderen te kunnen helpen en bij te dragen aan een inclusief werkklimaat. 
  • Openheid over zijn/haar eigen autisme; Bereidheid om openlijk naar buiten te treden als persoon met autisme
  • De medewerker weet hoe autisme zijn/haar functioneren beïnvloedt; Welke invloed heeft het hebben van autisme voor hem/haar op het dagelijkse werk? Welke (kleine) aanpassingen helpen voor hem/haar om beter en prettiger te kunnen functioneren? Een ambassadeur is in staat zijn/haar ervaringen hiermee te delen en heeft de wens hier verder in te willen groeien.
  • Heeft enige algemene kennis over autisme en beseft dat het hebben van autisme voor iedere medewerker verschillende inhoud kan hebben; Zoals elk persoon verschillend is, is ook elk persoon met autisme verschillend. En heeft ook elke persoon met autisme iets anders nodig om zijn/haar werk goed te kunnen doen. Een ambassadeur weet dat en benadert autisme niet alleen vanuit eigen perspectief
  • Goede communicatieve vaardigheden op één of meer van de volgende gebieden: mondeling 1 -op- 1, presenteren of schriftelijke communicatie
  • Minimaal een vast contract of uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd
  • Geen sprake van een arbeidsconflict binnen de organisatie; Indien er een arbeidsconflict is, kan dit grote invloed hebben op het ambassadeurschap en op het groepsproces. Het is belangrijk dat het arbeidsconflict eerst wordt opgelost, voordat iemand toetreedt tot de ambassade. 
  • Akkoord leidinggevende; Het is essentieel dat de leidinggevende het goed vindt dat een medewerker uit zijn/haar team deze rol gaat vervullen. Zodat de medewerker ook tijd kan spenderen aan de ambassadeurstaken. Daarnaast kan de leidinggevende een ondersteunende rol spelen en zijn/haar netwerk binnen de organisatie gebruiken om dingen voor elkaar te krijgen. 

Let wel, bovengenoemde kenmerken dienen als voorbeeld. Het is bijv. niet altijd nodig om minimaal 2 jaar in dienst te zijn. Wel is het raadzaam om te starten met een groep mensen die perspectief hebben om minstens enkele jaren in dienst te blijven. Een goede balans tussen medewerkers die al geruime tijd in dienst zijn en medewerkers met een relatief kort dienstverband is zeker werkbaar. Ambassadeurs met een langer dienstverband kennen de organisatie beter en hebben in het algemeen ook een groter netwerk. Diversiteit binnen de groep ambassadeurs is waardevol; Hiermee wordt bedoeld diversiteit in functies, persoonlijkheden, gender, afdelingen en regio’s waar wordt gewerkt etc. Bepaal welke kenmerken voor de organisatie het meest van belang zijn. Voor een startende ambassade is het belangrijk dat een aantal van hen hbo werk- en of denkniveau of hoger heeft. Deze eigenschappen zullen nodig zijn de voor organisatorische en coördinerende werkzaamheden die bij een autisme ambassade horen. 

3.    Werving

Centrale vraag is: Hoe bereik je medewerkers met autisme in jouw organisatie, die de rol van ambassadeur kunnen vervullen?
Ervaring heeft aangetoond dat het helpt om daarbij de hulp van een communicatie adviseur in te roepen. Hij/zij weet welke communicatiekanalen er zijn en welke het beste werken. Daarnaast kan hij/zij adviseren en ondersteunen bij het schrijven van teksten. 

Communicatiekanalen

Mogelijke communicatiekanalen zijn:

  • Lezing of webinar door kandidaat ambassadeurs, of door externe ambassadeur 
  • Intranet
  • Nieuwsbrief
  • Personeelsblad
  • Narrowcasting: beeldschermen die boodschappen verspreiden
  • Posters of kaartjes voor op de bureaus

Andere manieren om in contact te komen met toekomstige ambassadeurs:

  • Benaderen van functionarissen die in contact kunnen zijn met medewerkers met autisme zoals vertrouwenspersonen, jobcoaches, diversiteitsmanager, HR functionarissen)
  • Lezing of webinar door kandidaat ambassadeurs, of door externe ambassadeur 
  • Aanschrijven van alle leidinggevenden binnen de organisatie middels e-mail met het verzoek het item onder de aandacht te brengen binnen hun team
  • Een directielid die in een centraal bericht aandacht schenkt aan de ambassade en een oproep doet aan toekomstige ambassadeurs om zich aan te melden
  •  Een video waarin weergegeven wordt wat het ambassadeurschap in houdt en een oproep om aan te melden. Zie dit voorbeeld bij Parnassia

Werving van ambassadeurs kost tijd. Medewerkers denken vooraf goed na alvorens ze de stap zetten om zich aan te melden. Soms zijn er al snel veel aanmeldingen. En soms moeten er een aantal keer nieuwe acties worden ondernomen als je niet in één keer aan de gewenste groepsgrootte komt. Ervaring leert ook dat dit niet komt, omdat er geen interesse is in het ambassadeurschap, maar dat de boodschap de juiste personen nog niet heeft bereikt. Dit heeft te maken met de veelheid van communicatie-uitingen waar men aan wordt bloot gesteld. Trek dus niet onterecht de conclusie dat er geen interesse is. In elke organisatie is een groep mensen aanwezig die intrinsiek gemotiveerd zijn om collega’s te helpen en te werken aan een fijner, gezonder en veiliger werkklimaat. 
Hierbij geldt ook het principe: als er één schaap over de dam is… Eén enthousiaste collega die zijn motivatie goed kan verwoorden kan een sterk aanzuigende werking hebben. Het kan voor andere collega’s tastbaar en invoelbaar maken dat het ook iets voor hen kan zijn. Wanneer één zo’n kandidaat op staat loont het om deze te vragen een rol te spelen in verdere communicatie uitingen. 

Intranet of ander online platform

Intranet is een veelvuldig ingezet communicatie medium binnen organisaties om informatie te verstrekken aan collega’s. De volgende informatie kan op een intranetpagina geplaatst worden.

  • Wat is de ambassade? Waarom kiest de organisatie voor een ambassade? 
  • Kenmerken van een ambassadeur
  • Vraag om je aan te melden bij interesse
  • Het aanmeldproces middels een digitaal reactieformulier 
  • Een FAQ (voorbeeld bijlage 2)
  • Een telefoonnummer en/of mailadres voor vragen

Voorbeelden van een intranetpagina vind je hier ter inspiratie 

Intakeformulier
Tip: Vraag bij aanmelding om iemands motivatie voor het ambassadeurschap door geïnteresseerden een intake-formulier te laten invullen. Dit formulier kan als leidraad gebruikt worden tijdens het eerste gesprek. 

4.    Selectie

Geadviseerd wordt om persoonlijk (telefonisch, beeldbellen, live) in gesprek te gaan met de medewerkers die zich hebben aangemeld voor de rol van ambassadeur. Het kan zijn dat het aantal reacties zo groot is, dat dit een te grote inspanning vergt. Dan kan een eerste selectie gemaakt worden op basis van de intakeformulieren. Draag zorg voor een zorgvuldige onderbouwing indien iemand niet geselecteerd wordt als ambassadeur. Vraag daarbij of hij/zij het interessant vindt om de ontwikkelingen te volgen en mogelijk op een andere manier bij te dragen (bijv. door lid te worden, zie schillenmodel in het plan van aanpak). 

Het intakeformulier kan gebruikt worden als leidraad voor de persoonlijke gesprekken. De volgende punten kunnen worden besproken tijdens het intakegesprek. 

  • De uitleg over het ambassadeurschap en toelichting op de training
  • De inhoud van de functie van de kandidaat 
  • De motivatie van de geïnteresseerde. Waarom wil je de rol van ambassadeur oppakken?
  • Mate van openheid op de werkvloer? Wat bespreek je wel/niet met collega’s / leidinggevende?
  • Waar ben jij tijdens jouw werkzaamheden bij <NAAM ORGANISATIE> mee geconfronteerd t.a.v jouw autisme? En/of ben jij bang dat dit in de toekomst consequenties voor jouw baan kan hebben.
  • Mate van beschikbaarheid t.a.v. Autisme Ambassade gerelateerde werkzaamheden?
  • Heb je deelname met je leidinggevende besproken? Wat vindt hij van jouw deelname hieraan?

Maak binnen het projectteam afspraken wie verantwoordelijk zijn voor het voeren van de selectiegesprekken. 

Bijlage 1. Voorbeeldtekst intranet of ander online intern platform

Help ons om een succes te maken van de Autisme Ambassade

[NAAM WERKGEVER] wil graag de ontwikkeling van een autisme ambassade faciliteren en biedt daarmee meer support aan medewerkers met autisme. Lees hier hoe jij kan helpen of hoe dit van belang kan zijn voor jou. 

[NAAM MEDEWERKER] is één van de medewerkers die gediagnosticeerd is met autisme en het initiatief neemt om een Autisme Ambassade te op te zetten binnen [NAAM WERKGEVER]. “De grootste impact die Autisme Ambassadeurs hebben is het ondersteunen van medewerkers met ASS bij het open zijn over hun autisme naar hun collega’s en het management” verklaart [NAAM WERKNEMER]. “Ze kunnen ook helpen door meer begrip te creëren voor “ander” gedrag, zodat er beter samengewerkt kan worden”. 

In [JAARTAL] start [NAAM WERKGEVER] met het ontwikkelen van een Autisme Ambassade in samenwerking met VAB (Vanuit autisme bekeken), een Nederlands non-profit expertiseteam op het gebied van autisme. Het doel is om meer bewustzijn en acceptatie te creëren voor ASS binnen de organisatie. [NAAM MEDEWERKER] realiseerde zich dat hij niet de enige medewerker is met autisme binnen onze organisatie die worstelt om te passen binnen de werkomgeving van onze organisatie en ook dat er niemand is die op durft te staan voor medewerkers zoals hem. 

Met een grotere groep Ambassadeurs die zich verenigen in de Autisme Ambassade kunnen we meer medewerkers met autisme bereiken die moeilijkheden ervaren in het vervullen van hun potentieel of het vinden van hun weg binnen de organisatie. Daarnaast kunnen we invloed uitoefenen op het doorbreken van het stigma op autisme bij leidinggevenden en collega’s, zodat er meer onderling begrip ontstaat. 

De Autisme Ambassade is een netwerk van werknemers met autisme uit verschillende lagen van de organisatie die zich inzetten om open te zijn over hun autisme en in gesprek gaan met de organisatie (van directie tot directe collega’s) over wat zij nodig hebben om beter en met meer plezier te kunnen werken.
Door dit te faciliteren levert [NAAM ORGANISATIE] een bijdrage aan de emancipatie en het behoud van werk van deze werknemers en ontwikkelen een perspectief ontwikkelen voor toekomstige werknemers en/of werkzoekenden met autisme. En eigenlijk voor alle medewerkers die gebaat zijn bij de veiligheid en ruimte om ‘jezelf’ te kunnen zijn in de werkomgeving.

Wie zoeken we?
•    Je hebt autisme en bent al enige tijd geleden gediagnosticeerd
•    Je weet hoe autisme jouw functioneren in het dagelijkse leven beïnvloed
•    Je hebt toestemming van je leidinggevende om deel te nemen
•    Je voelt je comfortabel om te spreken over je autisme en wil hierin groeien. 

Hoe gaat het in zijn werk?
In een 4-daags trainingsprogramma maak je kennis met je collega Autisme Ambassadeurs en leer je over de ‘ins en outs’ van het ambassadeurschap. Het doel is het gezamenlijk opzetten van een ambassadeursplan dat jij, en je collega ambassadeurs, gaan implementeren. 

De rol van autisme ambassadeur vervul je als extra rol binnen je huidige functie. Stem af met je leidinggevende dat je hier in je huidige baan tijd voor vrij mag maken. Hou rekening met een gemiddelde van 2 uur per week. 

Voor meer informatie over de rol van autisme ambassadeur kan je contact opnemen met [NAAM]. Heb je interesse om deel te nemen aan de training vul dan het intakeformulier in en mail dit naar [MAILADRES] voor [DATUM]. Ook als je interesse hebt om een andere rol dan ambassadeur te vervullen om de Autisme Ambassade verder te helpen kan je een mail sturen.   

De trainingsdata zijn:
•    [TRAININGSDATA]

Om de ontwikkelingen van de Autisme Ambassade te volgen kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. Je mail en/of aanmelding wordt uiteraard vertrouwelijk behandeld. 

Bijlage 2 Format FAQ Autisme Ambassade

Wat is een Autisme Ambassadeur?
Autisme ambassadeurs zijn werknemers met autisme die laten zien wat autisme inhoudt en maken daarmee de omgang met mensen met autisme gewoner. Dat vergroot het begrip en verbetert de werksfeer. En draagt bij aan meer herkenning en erkenning van verschillen tussen mensen in het algemeen. Een autisme ambassadeur heeft hiervoor een training bij Vanuit autisme bekeken (VAB) gevolgd. 

Wat is de Autisme Ambassade van <NAAM ORGANISATIE>?
Dit is een intern diversiteitsnetwerk in oprichting van <NAAM ORGANISATIE>. Het netwerk bestaat uit medewerkers met autisme die, door open te zijn over hun autisme, laten zien wat autisme inhoudt. Alle ambassadeurs volgen de training tot autisme ambassadeur. <DATUM> gaat het netwerk van start met een training. De autisme ambassade van <NAAM ORGANISATIE> staat in contact met de landelijke Autisme Ambassade om ervaringen uit te wisselen en kennis te vergroten. 
Welke voorwaarden zijn er om Autisme Ambassadeur te worden?
Binnen <NAAM ORGANISATIE> gelden de volgende voorwaarden om Autisme Ambassadeur te worden:
-    Je autisme-diagnose is al enige tijd geleden gesteld en je hebt de diagnose geaccepteerd.
-    Je weet hoe autisme je functioneren beïnvloedt.
-    Je werkt ten minste 3 jaar bij de <NAAM ORGANISATIE>.
-    Je functioneert redelijk of goed op jouw werkplek.
-    Je kunt vertellen over jouw ervaringen met autisme en je wilt hier verder in groeien.
-    Jouw organisatie staat open voor de rol van een ambassadeur of is bereid om dit traject samen met jou te verkennen.
-    Je leidinggevende staat open voor jouw rol als ambassadeur en heeft je toestemming gegeven om de training te gaan volgen en tijd te besteden aan het ambassadeurschap. 

Wat houdt de training in?
De training die start op <DATUM> bestaat uit 4 trainingsdagen. Het doel van de training is om samen met je collega autisme ambassadeurs een Autisme Ambassade binnen <NAAM ORGANISATIE> op te zetten aan de hand van een Autisme Ambassadeplan. 
-    Je leert en kiest welke rol(len) van autisme ambassadeur jij binnen <NAAM ORGANISATIE> kunt en gaat invullen.
-    Je krijgt inzicht in je persoonlijke talenten en ontwikkelpunten als autisme ambassadeur.
-    We bekijken welke aanpak past bij <NAAM ORGANISATIE> en je maakt met je collega’s een actieplan waarmee jullie concreet aan de slag gaan in je eigen werksituatie.
De training wordt gegeven door 2 medewerkers van Vanuit autisme bekeken (VAB), waaronder één ervaringsdeskundig adviseur.

Hoe kan ik me inschrijven voor de training?
Je kan je aanmelden via <……………….>. Vul hiervoor het aanmeldformulier. Inschrijven kan tot <DATUM>

Hoe loopt het proces na aanmelding?    
Na <DATUM> neemt één van de medewerkers van Vanuit autisme bekeken (VAB) contact met je op. Hij of zij spreekt de aanmelding met je door en zal onder andere met je bespreken waarom je de rol van autisme ambassadeur wil oppakken en of je voldoet aan de voorwaarden. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen kan je wel of niet deelnemen aan de training. Het maximaal aantal deelnemers is 15. 

Hoeveel tijd neemt het ambassadeurschap in?
Gemiddeld zal het ambassadeurschap 2 uur per week in beslag nemen. De ene periode is dit wat intensiever dan de andere periode. Soms zijn er weken waarin je wat meer tijd besteedt aan je ambassadeurschap, maar er zullen ook weken zijn wanneer je daar geen tijd aan besteedt. Ga hierover ook in gesprek met je leidinggevende. 

Ik heb geen autisme maar wil wel graag bijdragen. Hoe kan ik dit doen?
Iedereen die bij wil dragen aan een betere diversiteit bij <NAAM ORGANISATIE> is van harte uitgenodigd om de autisme ambassade te volgen en/of te ondersteunen. Volgen kan je door je aan te melden voor de nieuwsbrief (die minimaal 1 keer per kwartaal wordt verstuurd). Uiteraard vinden we het erg fijn dat meer mensen binnen <NAAM ORGANISATIE> aan onze activiteiten willen bijdragen. Dit zou bijv. kunnen door het helpen bij het organiseren van bijeenkomsten, het vergroten van de bekendheid van de ambassade etc. Ondersteunen kan je door je alvast aan te melden via <LINK>. In het autisme ambassade plan wat in het najaar wordt ontwikkeld tijdens de training, zal concreet worden gemaakt, hoe we dit het beste kunnen organiseren. 

Waar kan ik een Autisme Ambassadeur vinden? 
Bij <NAAM ORGANISATIE> is per <DATUM> de autisme ambassade ingericht en kan je contact opnemen met één van de ambassadeurs. Een overzicht vind je hier.

Wat is de Vereniging Autisme Ambassadeurs?
Dit is een landelijk netwerk met Autisme Ambassadeurs die werkzaam zijn in verscheidene functies bij verschillende organisaties in diverse sectoren, zoals bijv. ABN AMRO, De Haagse Hogeschool, Defensie, De Belastingdienst, Achmea, ASML, de Politie etc. Op dit moment bestaat de landelijke Autisme Ambassade uit 38 ambassadeurs, werkzaam bij 28 verschillende organisaties. Wanneer je een ambassadeursopleiding van VAB hebt gevolgd, kun je lid worden van deze landelijke vereniging. Voor meer info zie: www.autismeambassade.nl

Bijlage 3. Intakeformulier Autisme Ambassade

Naam                  
Mailadres *    
Telefoonnummer *    
Functie      
Standplaats    
Sinds wanneer ben je werkzaam bij <NAAM ORGANISATIE>?      
Sinds wanneer weet je dat je autisme hebt?      
Waarom heb je interesse om autisme ambassadeur te worden?  
In hoeverre heb je al met je leidinggevende jouw mogelijke ambassadeursrol besproken?      
* Mailadres en telefoonnummer waarop je bereikbaar bent bij <NAAM ORGANISATIE>